1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der SmartOrdi OG (nachfolgend „SmartOrdi" oder „Anbieter") und ihren Kunden (nachfolgend „Auftraggeber" oder „Ordination") über die Nutzung der digitalen Plattform SmartOrdi.

1.2 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn SmartOrdi ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

1.3 Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 1 UGB.

2.1 SmartOrdi stellt eine digitale Kommunikationsplattform für Arztordinationen bereit. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:

• Mehrsprachige digitale Patientenanamnese (Arabisch, Türkisch, Bosnisch, Englisch, Deutsch)
• Automatische Übersetzung der Patientendaten ins Deutsche
• Online-Terminbuchungssystem
• Arzt-Dashboard zur Verwaltung von Patientendaten
• PDF-Export der Patientenzusammenfassung
• Upload-Funktion für Laborbefunde, Röntgenbilder und sonstige Dokumente

2.2 SmartOrdi ist eine Kommunikations- und Organisationsplattform. Sie ersetzt keine medizinische Diagnose oder ärztliche Behandlung. Für medizinische Entscheidungen ist ausschließlich der behandelnde Arzt verantwortlich.

2.3 SmartOrdi behält sich das Recht vor, den Leistungsumfang jederzeit zu erweitern oder technische Anpassungen vorzunehmen, sofern die Kernfunktionalität nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

3.1 Der Vertrag kommt durch schriftliche Bestätigung (per E-Mail) seitens SmartOrdi oder durch Freischaltung des Zugangs zustande.

3.2 Neukunden erhalten eine kostenlose Pilotphase von 2 bis 3 Monaten ohne Vertragsbindung. In dieser Phase stehen alle Funktionen des gebuchten Tarifs zur Verfügung.

3.3 Nach Ablauf der Pilotphase geht das Vertragsverhältnis automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement über, sofern nicht spätestens 14 Tage vor Ablauf eine Kündigung per E-Mail an team@smartordi.eu erfolgt.

4.1 Die aktuellen Preise sind auf www.smartordi.eu veröffentlicht und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.2 Die Abonnementgebühr ist monatlich im Voraus fällig und wird per Banküberweisung oder SEPA-Lastschrift beglichen.

4.3 Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist SmartOrdi berechtigt, den Zugang zur Plattform bis zur vollständigen Begleichung der offenen Beträge zu sperren.

4.4 SmartOrdi behält sich vor, Preisanpassungen mit einer Ankündigungsfrist von 4 Wochen per E-Mail mitzuteilen. Bei Nichteinverständnis steht dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht zu.

5.1 Nach der Pilotphase wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist monatlich kündbar.

5.2 Die Kündigung hat schriftlich per E-Mail an team@smartordi.eu zu erfolgen. Die Kündigungsfrist beträgt 14 Tage zum Monatsende.

5.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Auftraggeber gegen datenschutzrechtliche Verpflichtungen verstößt.

6.1 SmartOrdi verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG).

6.2 Zwischen SmartOrdi und dem Auftraggeber wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Der AVV ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses.

6.3 Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die rechtmäßige Erhebung und Verarbeitung der Patientendaten verantwortlich. SmartOrdi agiert als Auftragsverarbeiter.

6.4 Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Hetzner Online GmbH, Deutschland/Österreich).

6.5 Patienten erteilen ihre ausdrückliche Einwilligung zur Datenverarbeitung vor Nutzung der Plattform. Die Einwilligungserklärung ist auf der Plattform abrufbar.

7.1 Der Auftraggeber verpflichtet sich:

• Die Zugangsdaten zur Plattform sicher aufzubewahren und nicht an Dritte weiterzugeben.
• Patienten über die Nutzung der Plattform und die damit verbundene Datenverarbeitung zu informieren.
• Die Plattform nicht für rechtswidrige Zwecke zu verwenden.
• SmartOrdi unverzüglich über Sicherheitsvorfälle oder Datenschutzverletzungen zu informieren.

8.1 SmartOrdi haftet für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit unbegrenzt. Für sonstige Schäden haftet SmartOrdi nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

8.2 SmartOrdi übernimmt keine Haftung für die medizinische Richtigkeit der von Patienten eingegebenen Daten sowie für Übersetzungsfehler, die zu medizinischen Fehlentscheidungen führen könnten. Die endgültige Verantwortung für medizinische Entscheidungen liegt beim behandelnden Arzt.

8.3 SmartOrdi gewährleistet eine Systemverfügbarkeit von mindestens 99 % im Jahresdurchschnitt, ausgenommen geplante Wartungsarbeiten.

8.4 Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

9.1 Alle Rechte an der Plattform SmartOrdi, einschließlich Software, Design, Marken und Inhalten, verbleiben ausschließlich bei SmartOrdi OG.

9.2 Dem Auftraggeber wird ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertragsverhältnisses eingeräumt.

10.1 SmartOrdi behält sich vor, diese AGB jederzeit zu ändern. Änderungen werden dem Auftraggeber per E-Mail mit einer Frist von 4 Wochen vor Inkrafttreten mitgeteilt.

10.2 Widerspricht der Auftraggeber der Änderung nicht innerhalb von 2 Wochen nach Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Bei Widerspruch steht dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht zu.

11.1 Es gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

11.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Linz, Österreich.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer digitalen Plattform SmartOrdi.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die jeweilige Arztpraxis (Ordination), die unsere Dienste nutzt. SmartOrdi OG agiert ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Auftragsverarbeiter (Anbieter der Plattform):

• Unternehmen: SmartOrdi OG
• Adresse: Promenade Steingasse 6a, 4020 Linz, Österreich
• E-Mail: team@smartordi.eu
• Telefon: +43 667 762439293
• Website: www.smartordi.eu

Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an: team@smartordi.eu

SmartOrdi unterstützt Ordinationen bei der strukturierten digitalen Vorbereitung von Arztterminen. Im Rahmen dieser Tätigkeit werden folgende Datenkategorien erhoben:

• Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Sprache, Wohnadresse
• Identifikationsdaten: Sozialversicherungsnummer (SVNR) — ausschließlich zur eindeutigen Patientenidentifikation gemäß § 51 ÄrzteG, auf ausdrücklichen Wunsch der Ordination
• Gesundheitsdaten: Beschwerden, aktuelle Medikation, Allergien, Vorerkrankungen (freiwillige Angaben gemäß Art. 9 DSGVO)
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (falls freiwillig angegeben)
• Hochgeladene Dokumente: Laborbefunde, Röntgenbilder und sonstige medizinische Unterlagen (freiwillig)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ausdrückliche Einwilligung des Patienten vor Nutzung der Plattform
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO: Ausdrückliche Einwilligung für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 51 ÄrzteG: Verarbeitung der Sozialversicherungsnummer zur gesetzlich vorgesehenen eindeutigen Patientenidentifikation
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung gegenüber der nutzenden Ordination

Patienten können ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen ausschließlich über gesicherte SSL/TLS-Verbindungen (HTTPS)
• Datenspeicherung: Alle Daten werden verschlüsselt auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert
• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (EU-Server)
• Zugriffskontrolle: Zugriff auf personenbezogene Daten nur durch autorisiertes Personal unter strikten Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Datensparsamkeit: Es werden nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Daten erhoben
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests der Plattform

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht. SmartOrdi setzt folgende Sub-Auftragsverarbeiter ein:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting und Serverinfrastruktur
• Weitere Sub-Auftragsverarbeiter können auf Anfrage unter team@smartordi.eu mitgeteilt werden

Alle Sub-Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere ärztliche Dokumentationspflichten gemäß § 51 ÄrzteG) bestehen.

Nach Ablauf der Speicherdauer oder auf ausdrücklichen Wunsch des Patienten werden die Daten unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert. Löschanfragen können per E-Mail an team@smartordi.eu gestellt werden.

Im Falle einer Datenpanne (Data Breach) verpflichtet sich SmartOrdi:

• Die betroffene Ordination unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden zu informieren
• Die Ordination damit in die Lage zu versetzen, ihre gesetzliche Meldepflicht gegenüber der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO) einzuhalten
• Eine vollständige Dokumentation des Vorfalls sowie der getroffenen Gegenmaßnahmen bereitzustellen

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten über Sie verarbeitet werden
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten können Sie jederzeit korrigieren lassen
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte: team@smartordi.eu

Die SmartOrdi-Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind. Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung für Cookies ist daher nicht erforderlich.

SmartOrdi behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an aktuelle rechtliche oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets auf www.smartordi.eu/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.